ELEMENTOS DEL PROYECTO

TAREA

Actividad que tiene un comienzo y un final.
Las tareas se solapan, se enlazan, se concatenan en el tiempo hasta alcanzar una tras otra, la finalización del proyecto.
Todo proyecto esta compuesto por tareas. Preparar la configuración de la secuencia de las tareas del proyecto Llegado a este punto, debe haber especificado algunas tareas que tienen que llevarse a cabo para realizar el proyecto.
Cada tarea debe estar asociada a una duración, que indica cuánto tardará la tarea en realizarse. Dado que aún no ha programado las tareas, todas comenzarán en la misma fecha, que es la fecha de inicio del proyecto.
La programación de tareas será un proceso más sencillo si se enumeran las tareas más o menos en el orden en que se espera realizarlas.
Aunque quizá sea preciso enumerar algunas tareas fuera de la secuencia, asegúrese de agrupar las tareas que se van a realizar en el mismo plazo de tiempo.

Hay dos formas principales de establecer la secuencia de las tareas:

· Usar una dependencia para indicar que una tarea no puede comenzar ni finalizar hasta que comience o finalice otra. Por ejemplo, se usa una dependencia si no se puede comenzar a pintar hasta que finalicen los correspondientes preparativos.
· Usar una delimitación para indicar que una tarea debe comenzar o finalizar en relación a una fecha específica. Por ejemplo, se usa una delimitación si una tarea tiene que finalizar el 30 de junio debido a que el experto en la materia no estará disponible después de esa fecha.

1. Establecer la secuencia de las tareas en un proyecto Puede vincular las tareas entre sí de acuerdo con sus dependencias.
Al especificar la secuencia de las tareas, se muestra qué tareas se superponen o tienen un retraso. Crear una dependencia entre las tareas de un proyecto:
para vincular las tareas dependientes e indicar a Project cómo dependen las unas de las otras.
Las tareas se realizan a menudo en una secuencia lineal. Por ejemplo, primero se preparan las paredes, después se pintan y, a continuación, se cuelgan los cuadros. Sin embargo, hay excepciones en todos los proyectos.
En el mismo ejemplo, mientras una persona prepara las paredes para la pintura, otra puede comprar los cuadros que se van a colgar.

· Establecer el tiempo de adelanto o posposición entre las tareas Para mostrar el retraso que hay entre las tareas.
Si un vínculo de tarea no es suficiente para mostrar con precisión la relación que existe entre las tareas, puede establecer el tiempo de posposición.

2. Crear un hito para representar una dependencia externa Cuando desea realizar el seguimiento de un evento pero no puede vincular a él porque no aparece en ningún proyecto, puede crear un hito para representarlo. Por ejemplo, es posible que no pueda iniciar una determinada tarea hasta que otra compañía termine un programa de software que necesita usar.
Puede crear un hito en el proyecto que represente la finalización de ese programa y le recuerde que debe controlar su progreso.
· Crear un hito para representar una dependencia externa.

3. Establecer una fecha límite para una tarea Si desea recibir una notificación cuando una tarea finaliza después de una fecha determinada, puede crear una fecha límite.
Su creación no impide que Project pueda ajustar libremente la programación cuando se actualiza la información, de la misma manera que lo hace cuando se usa una delimitación inflexible.
· Establecer un fecha límite para una tarea.

4. Vincular una tarea o fase a una fecha específica Cuando una tarea debe comenzar o finalizar terminantemente en una fecha determinada, vincule la tarea o fase a una fecha específica.

HITO

Tarea de duración cero que sirve para evaluar objetivos parciales dentro del proyecto antes de que este concluya. Son como puntos de control o marcadores situados estratégicamente en momentos importantes del proyecto.

DURACIÓN DE PROYECTOS

¿Cuánto tiempo deben durar los proyectos?
Es por lo tanto necesario ponerse de acuerdo en cuál debe ser el marco de tiempo que se use para cuantificar los beneficios.

Se han propuesto diferentes marcos de tiempo y enfoques para definir la duración de un proyecto:
a) Perpetuidad: Los beneficios ecológicos de un proyecto tienen que ser mantenidos para siempre. Este argumento se basa en la asunción de que un “retroceso” de los beneficios GEI, en cualquier momento del proyecto, lo invalidaría totalmente.

Las críticas a este enfoque incluyen:
1) es imposible garantizar que un proyecto se ejecute a perpetuidad;
2) a la larga, el mantenimiento de los proyectos a perpetuidad puede crear conflictos con otro tipo de usos del suelo;
3) debido al patrón de reducción de GEIs en la atmósfera, no es necesario que los efectos mitigantes sean perpetuos ; La adopción de una definición de marco de tiempo mínimo Standard para la duración de un proyecto facilitaría enormemente la consistencia para contabilizar los beneficios GEI de un proyecto.

También reduciría la incertidumbre de todas las partes involucradas en el desarrollo del proyecto (ejecutores de proyecto, inversionistas, certificadores, cuerpo reguladores y el público en general).

¿Cómo se deben tratar los proyectos con un marco de tiempo más corto?
Una vez que se haya definido la duración mínima de un proyecto, es también importante definir cómo tratar los proyectos de más corta duración.

Las opciones se pueden dividir en dos enfoques principales:
a) Responsabilidad Total: En el caso de un “retroceso” de los beneficios GEIs, los proyectos deben devolver una cantidad de créditos igual al total de los GEI liberados. Este enfoque es consistente con el método de cambio de reservas, el que consiste en dar créditos a los proyectos.
b) Responsabilidad Proporcional:

A los proyectos se le debe descontar una cantidad de créditos proporcional a la diferencia entre el marco de tiempo mínimo requerido y la duración real del proyecto (el “periodo de no-cumplimiento”).

Este método es solamente aplicable si se adopta una mínima duración de tiempo finita para los proyectos.
Si, por ejemplo se adopta un marco mínimo de tiempo de 100 años, un proyecto de cosecha de plantación, a los 60 años, (asumiendo que todo el carbono ha sido liberado en la atmósfera), sería responsable por no haber mantenido las reservas de carbono durante los últimos 40 años del marco de tiempo requerido.

Se han propuesto diferentes métodos para calcular la responsabilidad proporcional, tales como:

· Lineal: Dividiendo el “período de no-cumplimiento” para el marco de tiempo requerido.
· Ajustado por preferencia de tiempo: utilizando cualquiera de los métodos descritos anteriormente, pero aplicando tarifas de descuento para que reflejen la preferencia de tiempo.

RECURSOS

· Los recursos que requiere la realización de un proyecto son de cuatro tipos: a) tiempo, b) personas, c) dinero y d) equipo, instalaciones o instrumentos. · Para determinar los recursos del proyecto debes definir cuáles necesitas para cada una de las tareas o acciones por realizar. Es decir, para cada acción: qué tiempo, qué personas, qué gastos, qué equipo, instrumentos o instalaciones, se necesitan. · Hecho lo anterior realiza un inventario para ver: qué recursos tienes, define cuáles te faltan y establece cómo harás para conseguir lo que te falta.

PROGRAMACIÓN

El proceso de programación integral de proyectos mediante la utilización de las técnicas gráficas o de redes se caracteriza por el desarrollo de una serie de etapas que permiten incorporar en un solo análisis los factores tiempo y costo, para definir el punto óptimo de ejecución de cada actividad en función tanto de la disponibilidad de recursos físicos, humanos, financieros y de tiempo como del mínimo costo de ejecución.

En este sentido, en el proceso general de programación se pueden distinguir dos grupos de etapas o procesos específicos. Uno que consiste en obtener y preparar la información a utilizar, y otro en el que se aplica esa información para lograr el objetivo deseado.

En el primer proceso específico se deberá obtener información relativa a:

· La definición de todas y cada una de las actividades del proyecto, su duración y necesidades de recursos físicos, humanos y financieros para la ejecución de cada actividad del proyecto.
· La definición de la secuencia o dependencia para la ejecución entre ellas.

Una vez obtenida la información anterior, se puede desarrollar el segundo proceso específico, en el cual se diagramarán las interrelaciones de las actividades del proyecto, se asignarán los tiempos, se calcularán las fechas de ejecución de cada una y las holguras o márgenes de tiempo disponibles para su finalización.

La efectividad de la programación requiere de una asignación óptima de los recursos a un mínimo costo.
Para ello, y con los antecedentes señalados en el párrafo anterior ya elaborados, se procederá a definir el programa definitivo, incluyendo la asignación de recursos financieros, humanos y materiales.
Se deberá, por otra parte, presentar un programa que defina cómo se pretende llevar a cabo todas las actividades requeridas para la ejecución del proyecto, de tal forma que se obtenga una comprensión cabal de la magnitud e importancia de los recursos involucrados en cada una de las actividades más importantes incluidas en la ejecución del proyecto.
Asimismo, deberán establecerse las entidades externas y las unidades administrativas internas responsables de 1a ejecución de dichas actividades y programar la aplicación y materiales necesarios para la implementación del proyecto.

Obtención de la información: La recopilación de la información necesaria para una adecuada programación requiere definir previamente algunas características del proyecto, para evitar la tarea siempre costosa e ineficiente de obtener información irrelevante o no requerida para la programación.

Todo programa requerirá una clara definición de las actividades que se van a ejecutar, de si éstas serán realizadas por una o más personas o máquinas y durante qué cantidad de tiempo.

Las actividades pueden ser de tipo físico o intelectual, debiendo poder definirse su inicio y su fin. La diversidad de proyectos o actividades que pueden programarse obliga al programador a recurrir a la asesoría de expertos y conocedores en la materia, para recopilar la información específica requerida.

COSTOS

Costos del proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado. · Determinando qué recursos de gente, equipos y materiales
y qué cantidades de cada uno de ellos se deben usar para realizar las actividades del proyecto.

ESTIMAR LOS COSTOS DEL PROYECTO

Consiste en desarrollar un estimado aproximado de los costos que se implican por conseguir y / o utilizar los recursos necesarios para realizar todas las actividades del proyecto.